'เอกสาร' นับเป็นสิ่งสำคัญที่ถูกนำมาใช้สำหรับเก็บข้อมูล หรือข้อความที่จำเป็น ซึ่งบางครั้งเอกสารสำคัญย่อมต้องมีการรับรองด้วยลายเซ็น หรือตราประทับที่ไม่อาจทดแทนและเลียนแบบได้ จึงอาจทำให้เกิดความยากลำบากเมื่อเอกสารอยู่ไกลกันคนละประเทศ ดังนั้นการใช้บริการรับส่งเอกสารไปต่างประเทศจึงเป็นสิ่งจำเป็นอย่างมาก วันนี้เราจึงรวบรวมข้อมูลและวิธีส่งเอกสารไปต่างประเทศอย่างปลอดภัยให้ได้รู้กันในบทความนี้
วิธีส่งเอกสาร
วิธีส่งเอกสารอาจแตกต่างกันไปตามผู้ให้บริการที่ทำการจัดส่ง แต่ในการส่งเอกสารไปต่างประเทศนั้น มีขั้นตอนเบื้องต้นที่ควรเตรียมให้พร้อม ดังนี้
1. ข้อมูลการจัดส่งถึงผู้รับต้องครบถ้วน
ในการส่งเอกสารสำคัญไปยังประเทศปลายทางนั้น สิ่งสำคัญคือ การใส่ข้อมูลของผู้รับให้ครบถ้วน ทั้งชื่อ นามสกุล ที่อยู่ รหัสไปรษณีย์ อีเมลและหมายเลขโทรศัพท์ โดยต้องกรอกข้อมูลให้ถูกต้องและชัดเจน เพื่อให้ง่ายต่อการจัดส่ง
2. ติดต่อและนัดหมายเจ้าหน้าที่
เมื่อเตรียมเอกสารเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการติดต่อเจ้าหน้าที่ เพื่อแจ้งข้อมูลการส่งเอกสารไปต่างประเทศ เพื่อให้เจ้าหน้าที่ช่วยคำนวณน้ำหนักและค่าบริการ หรือผู้ให้บริการบางเจ้าอาจมีเว็บไซต์ให้เราเข้าไปตรวจสอบค่าบริการเบื้องต้น จากนั้นจึงค่อยทำการนัดหมายในการเข้ารับเอกสาร
3. จัดเตรียมเอกสารและชำระค่าส่ง
จัดเตรียมเอกสารเพื่อให้เจ้าหน้าที่วัดขนาดและชั่งน้ำหนักตามจริง หลังทราบราคาที่ต้องจ่ายแล้ว ให้ยืนยันข้อมูลกับเจ้าหน้าที่ และทำการชำระค่าจัดส่ง เป็นอันเสร็จสิ้นวิธีส่งเอกสารไปต่างประเทศ
บรรจุภัณฑ์และเคล็ดลับในการส่งเอกสาร
แม้การใช้บริการรับส่งเอกสารไปต่างประเทศจะเป็นวิธีส่งเอกสารที่สามารถทำได้อย่างง่ายดาย แต่สิ่งที่ควรให้ความสำคัญคือวิธีแพ็คเอกสารที่ต้องมีความปลอดภัย เพื่อช่วยให้เอกสารคงรูปไว้โดยไม่ยับหรือฉีกขาด โดยบรรจุภัณฑ์ที่เหมาะสำหรับการส่งเอกสาร คือ
ซองเอกสาร หรือซองจดหมาย เป็นบรรจุภัณฑ์ที่ได้รับความนิยม เนื่องจากมีราคาถูก สามารถหาซื้อได้ง่าย เหมาะสำหรับการส่งเอกสารบางไม่กี่แผ่น
ซองเอกสารแบบพลาสติก มีลักษณะคล้ายกับซองใส่เอกสารทั่วไป แต่ผลิตจากพลาสติก จึงมีความเหนียวและยืดหยุ่นสูง ทำให้สามารถบรรจุเอกสารที่มีขนาดหนา หรือมีน้ำหนักได้มากกว่า สามารถป้องกันความเปียกชื้นได้ดี แต่จะมีราคาสูงกว่าซองเอกสารทั่วไป
แฟ้มสำหรับใส่เอกสารแบบบาง เหมาะสำหรับใส่เอกสารชุดข้อมูลให้เป็นระเบียบ เพื่อให้ผู้รับปลายทางสามารถใช้งานได้ทันที ซึ่งจะมีน้ำหนักเบา ป้องกันการฉีกขาดและความเปียกชื้นได้เป็นอย่างดี
แม้ว่าเราจะเลือกบรรจุภัณฑ์หรือซองที่มีคุณภาพดีแล้ว แต่ด้วยวัสดุที่ทำจากกระดาษหรือพลาสติกที่ไม่ได้คุณภาพ อาจทำให้บางครั้งไม่สามารถรับประกันความปลอดภัยของเอกสารได้ เราจึงควรใช้วิธีแพ็คเอกสารที่สร้างความปลอดภัยได้มากขึ้น ดังนี้
ใช้ฟิวเจอร์บอร์ดหรือกระดาษแข็งจั่วปัง นำไปประกบเข้ากับเอกสารทั้งหน้า-หลัง ก่อนทำการแพ็คเข้าซองหรือบรรจุภัณฑ์ เพื่อความปลอดภัยและคงรูปทรงกระดาษไม่ให้ยับ
ติดด้วยเทปกาว หรือใช้แม็คเย็บให้แน่นหนา เพื่อป้องกันเอกสารภายในสูญหายออกจากซองในระหว่างการจัดส่ง
ใช้ซองพลาสติกห่อหุ้มอีกชั้นเพื่อป้องกันน้ำ หรือความชื้นที่อาจจะทำให้เอกสารเปียกและเปื่อยยุ่ยจนฉีกขาด
เลือกบริการรับส่งเอกสารไปต่างประเทศอย่างไร?
เมื่อได้รู้ถึงวิธีส่งเอกสารและวิธีแพ็คเอกสารแล้ว สิ่งสำคัญที่สุดคือ การเลือกผู้ให้บริการส่งเอกสารไปต่างประเทศ ที่จะต้องมีความน่าเชื่อถือและมากประสบการณ์ เพื่อให้เอกสารถึงมือผู้รับได้อย่างปลอดภัย
เลือกใช้บริการส่งด่วนส่งไว ในบางครั้งเอกสารที่ต้องจัดส่งอาจเป็นเอกสารสำคัญที่ต้องใช้งานทันที ควรเลือกบริการที่สามารถจัดส่งได้ภายในไม่เกิน 5 วันทำการ
มั่นใจได้ว่าปลอดภัย คงไม่ดีแน่หากเอกสารสำคัญที่จัดส่งไปเกิดสูญหาย หรือมีปัญหาระหว่างทาง ลองเลือกดูจากรีวิว หรือตรวจสอบเว็บไซต์และที่ทำการของผู้ให้บริการนั้น ๆ ว่ามีความน่าเชื่อถือหรือไม่
รองรับการจัดส่งหลายประเทศ ยิ่งรองรับหลายประเทศ ยิ่งบ่งบอกได้ถึงเครือข่ายในการทำงานที่น่าเชื่อถือ โดยเฉพาะการจัดส่งไปในประเทศยอดนิยมอย่างจีน ญี่ปุ่น ฮ่องกง ออสเตรเลีย อเมริกา
ติดตามได้สะดวก มี Tracking Number ในการเช็คสถานะ รวมถึงมีการลงข้อมูลที่สามารถติดต่อได้จริงในหลายช่องทาง เพื่อเพิ่มความมั่นใจ ให้สามารถสอบถามและติดตามการจัดส่งได้ตลอดเวลา
หมดห่วงเรื่องส่งเอกสารสำคัญ! ด้วยบริการรับเอกสารถึงที่ และทำการจัดส่งให้ถึงที่หมายได้อย่างปลอดภัย ไร้กังวล กับ Ezy Express ผู้นำด้านบริการรับส่งเอกสารไปต่างประเทศ ที่เปิดให้บริการมานานกว่า 20 ปี การันตีด้วยมาตรฐานการจัดส่งที่เหนือระดับ พร้อมด้วยทีมงานมืออาชีพที่เชี่ยวชาญเฉพาะด้านและมีประสบการณ์สูง ติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมผ่านสายด่วน Ezy Express ได้ที่เบอร์ 061-398-3300 หรือ LINE Official @ezyexpress